Мой ответ скорее про файлы, особенно, если их в папке много и папка наполняется годами и десятилетиями.
Начинаю название файла (письма/ответа/запроса/разрешительных документов/решения…) с даты документа в формате год.месяц.дата 2022.12.21 (иначе велика вероятность, через 10 лет не помнить 22.12.21 - это 21 или 22 год.
Дата документа - значит дата, которая будет на этом документе проставлена как «исходящая» - я могу месяц готовить запрос, но датой будет окончательная дата подачи, до этого момента: 2022.03 - если примерно «март 22 года».
Собственно, это связано с лёгкостью «отсортировать по имени файла» в папке. Почему не по «дате создания» - потому, что я могу добавлять сканы файлов постепенно и не в порядке создания и переписывать базы туда-сюда в разное время.
Внутри файл/заметка всегда датируется и ставится исполнитель (если ваша база наполняется файлами разных людей).
Зачем эти даты, если важен контекст? Потому, что когда через 3-4 года возвращаешься - легко окинуть глазом временную шкалу и список документов. У многих разрешительных документов срок 3-5 лет и давно пора их заменять, дополнять; для договоров важно уточнить истёк ли срок обращения в суд.
Ещё про контекст: часто я пишу не теми словами, которыми эту же проблему опишет мой техник или финансовый директор.
Возможно ещё, я просто не умею пользоваться контекстным поиском или он ищет не по всем видам моих файлов - соответственно, мне проще по старинке.
Базу обсидиан вела с датами внутри заметок.
Там скорее важна связь понятий, но для понимания «из какого опыта» написана эта заметка - дата является важным элементом.
Одно дело - заметка о предполагаемом строительстве, совсем другая ценность у твоих же советов самому себе после завершения строительства, а опыт эксплуатации в экстремальных условиях и через 15-20 лет - бесценен.
Однако! Каждой из этих заметок есть место в базе - просто важно понимать дату создания.
Из такого комплекта:
- предположение на основе предварительной проработки
- опыт процесса
- опыт эксплуатации результата
- отложенные последствия
складывается понимание о сильных и слабых сторонах осуществленного планирования/реализации и оценки ситуации.