Порядок управления делами. Много, быстро, эффективно и на календаре

Лет пятнадцать назад впервые прочёл ГТД Дэвида Аллена. На меня эта книга оказала неимоверное впечатление. Сразу же завёл себе свои личный тудушник. Как сейчас помню он был на папках, находился в КПК Тошиба и я стилусом тыкал, чтобы создать папочку, положить туда, если того требовалось, файл или писал текстовый файл. Собственного с того времени появилась любовь к простым текстовым файлам. Но в ГТД, есть одна штука, которая со временем не очень нравилась. Она съедала огромный ресурс на поддержание в актуальном состоянии.

Двенадцать лет, система то работала, то не работала. То я её вёл, то бросал. Перепробовал сотню приложений, в числе которых были дорогущие омнифокус, сингс, аноут, нотабилити, гугл кип. И каждый раз результат был одинаковый. Стресс, нервы, невыполнение, эмоциональное выгорание. Поиск литературы по эффективному менеджменту, за неё отдельно, потому что учебников по достойным моделям управления нет. Авторы больше говорят, делай вот так и будет хорошо. Вот я и сейчас попробую рассказать, как делал я и почему у меня было хорошо. Ниже будет представлена моя система ГТД, а потом и система управления проектами, в которой нет ничего кроме календаря. Благодаря этой системе, управлялся многомиллиардный розничный бизнес, крупнейшей энергетической компании РФ. Так что за эффективность стоит взглянуть на результаты.

Есть один тезис, который я использую в рамках любой деятельности. Если для реализации проекта | выполнения работы или задачи, нужна какая-то система, то решение плохое. Ищи дальше. Так и в случае с ГТД и управлением проектами, если мне требовался дополнительный софт, то решение плохое. Мало того что я должен контролировать ход исполнения, я должен контролировать себя, чтобы контролировать софт, а это верный путь к нервному срыву. Ни один план, ни один проект не будет выполнен в срок, в этом суть управления проектами. Ресурсы, время и качество. Жертвуешь чем-то одним ради двух других.

Если кто-то думает, что у проекта есть какие-то другие метрики, представьте на рассмотрение. Но моё мнение, что для оценки эффективности выполнения проекта требуется всего три параметра. Сколько бабла всадили, в какой срок исполнили и какого качества результат. К этой системе ценностей можно подтянуть и стройку, и разработку, и работу на уроке. Ну, вернёмся за ГТД.

ГТД

В системе ГТД, как и у цеттеля есть принципы. Вот о них и поговорим и на примере этой системы увидите как устроенно моё управление делами. Работает на 110%.

  1. Если задача может быть выполнена за две минуты и менее – она должна быть выполнена НЕМЕДЛЕННО!
  2. Если задача не может быть выполнена за 2 минуты и менее – она должна быть записана в то место, где ты её сможешь увидеть.
  3. Записали, теперь думаем, вернее, отвечаем на вопрос: “Тот ли я человек, который должен выполнить эту задачу?”
    1. Да – в календарь.
    2. Нет – делегируй, запиши в календарь ответственного.
  4. Если ты не можешь найти ответ на вопрос из п.3, значит, это задача не с твоего поля – в утиль. Кому надо – придут и попросят выполнить и тогда можно поковырятся и подумать, зачем, кому и в какой срок.

Всё это и есть простой фреймворк ГТД, Дэвида Аллена, больше в книге ничего нет, я её прочёл 5 раз. Строил 12 лет, ГТД у меня работает на календаре и на почте. Ну сейчас уже не почта, а сразу календарь. Задач не так много. В бытность работы в корп среде в день было по 600 писем и 800 сообщений в мессенджерах. Поэтому нужен был какой-то инбокс. И поэтому это была почта, куда отправлялись задача из мессенджера, в том числе. А теперь перейдём к самому сложному. Как построить управление проектами на календаре.

Проекты

В рамках всё той же деятельности в корпорации был у меня огромный спектр различных проектов, которые так или иначе, требовали внимания. Важно помнить при этом, что выделенные системы ГТД и управления проектами съедают ресурсы. А у меня их и так мало, особенно временных. Поэтому вместо того, чтобы обслуживать систему управления проектами, я предпочитаю обслуживать сами проекты.

Я выделял проекты различным цветом в календаре. У меня был открыт календарь для всех, также было и у всех кто со мной работал. Они были разного цвета, так что ставить задачи с ответственными очень просто. На примере стройки объекта покажу как это работает. Вместо слова “стройка” можно подставить слово “разработка”, “поездка”, “написание диссертации” и так далее. Система проста, насколько вообще возможно, оттого и универсальна.

Весь процесс стройки прописывал в МС Визио, это корп стандарт у меня был. Я видел карту, какие работы когда должны быть окончены. Стройка не моя зона ответственности, там есть дармоеды и без меня. Мне этот файл с картой работ, нужен только как отсчётная точка для старта моих организационных мероприятий. А в это входит и пусконаладочные работы и наём и заказ метрологии и обучение и слив и тарировки и метрология, и настройка, и контроль фин. показателей т.д. и т.п. Запустить выпускающийся объект с реконструкции – та ещё, нервная, задачка.

Под каждую задачу есть ответственный в календаре и к назначенному сроку в календарь помещается задачка на выполнение. Она, как правило, имеет вполне конкретную формулировку. “Разместить заказ на метрологию в АСУ МТО” или “Разместить заявку на наём” или “Прислать заполняемость штатного расписания объекта № …” и всё в таком духе. В назначенный срок задачи выполнялись без разговоров и дополнительных систем управления и всего прочего.

Если же передо мной стояла задача спланировать что-то глобальное. Мы или садились или по ВКР связывались и обсуждали. Как правило, обсуждалось вообще это возможно или нет. После появлялось первое минимальное действие, от которого потом расходились ветками последующие действия и ответственные. Всё размещалось в календаре, открытом всем участникам процесса.

Архивация опыта проекта

И такое тоже нужно. Обычно, если проект успешен, то рождается методика, за ней проект приказа о внедрении, за этим прописывание в книге функционального качества и спускается исполнителям и начальника для контролирования. И вот здесь начинается настоящее тестирование гипотезы. На больших цифрах и с большими деньгами. Все удачи и неудачи, как правило, приводили к изменению методики, а это там же и прописывалось в виде изменений. Но это требуется для чего-то прям ноу-хау, всё же остальное становится, так или иначе, рутиной, как пример со стройкой.

Для меня важно иметь простую систему, чтобы при минимальном количестве внешних инструментов достигалась наивысшая эффективность. А это календарь и ежедневник. Никаких ноушенов, трелло и прочих высоких плюшек. На земле люди, крайне брутальны и им по-другому нельзя. Разработка, там да, всякие красивые слова, обсуждения, думать много. Я обычно говорил на таких совещаниях, что я из деревни, и там так высоко не принято. В деревне или корова подоена или нет молока на завтрак. Что надо делать? Давайте за конкретные действия, сроки и ответственных. Если разговор без конкретики, я обычно хамил и уходил. Но я не всегда был прав, иногда приходилось очень дорого платить за ошибки в планировании и просчеты в управлении.

Есть еще кое-какое добавление о планировании, но об этом немного позднее, нужно дописать.

11 симпатий

Спасибо! Методика интересная, я в принципе люблю минимализм :slight_smile:
Но не представляю, как так работать.
Сразу возникают вопросы типа таких:

  1. Какого размера были задачи в календаре (трудоёмкость, срок выполнения)?
  2. Как передавалась информация из задачи в задачу?
  3. Что если выполнение задачи затянулось, и нужно (или не нужно?) двигать всё, что стоит в календаре после неё?
  1. Масштаб был достаточно большой, например переключение системы классической инкассации средств, когда у нас есть 3000 АЗС в стране на автоматическую. То есть деньги, которые попадали в кассу сразу падали на банковский счет организации и в случае ЧП (ограбление, пожар и уничтожение объекта) были не моей головой болью.
    В этом проекте участвовали несколько отделов, от закупки до айти, которые настраивали интеграцию. Притом интеграция была и с нашей стороны и со стороны принимающей деньги.

А еще были монтажники, которые тянули СКС, были мужики с шуруповертами, который устанавливали, обучающий центр, который обучал. Масштаб примерно такой.

  1. Передача, была достаточно взрослая команда, которой не нужно было напоминать, ставились сроки и каждый сам организовывал свой процесс. Что-то, конечно было в туду, в виде флажков, которыми помечали письма в аутлуке. Но основная работа висела в календаре. У меня и у всего моего окружения. Как правило мы видели свои расписания, вплоть до с кем и когда встречаемся.

  2. Если задача затянулось, ее перепланировали. Факапы были, происходило общее смещение. Как правило, я двигал два следующих дела немного вперед, а потому по пути что-то ускорял, там где было возможность. В общем за два следующих этапа все нормализовывалось в старое расписание.

Однако были и грандиозные факапы, которые двигай, не двигай, хрен что поменяешь. Но тут проектная метода управления по заветом PMbok не помогла бы в принципе.

1 симпатия

Разделяй дела и властвуй при исполнении

Когда готовился к дискуссионному клубу с Максим Дорофеев возник внутренний запрос обсудить проблему планирования и исполнения. Поговорить о состоянии когда есть дела и энергия сделать их, но они почему-то остаются не сделанными.

Мое наиболее продуктивное время – это период с пяти до семи утра. Именно в этом отрезке рождаются интересные идеи, наполняется цеттель, пишутся заметки и перерабатывается изученный материал. Но бывает и так, что встав в 5 утра, заварив чай (матэ, пуэр или зеленый), бесцельно перелистываю заметки. Ничего не записываю, не перерабатываю инбокс и не пишу. Именно в период с 5 до 7, на протяжении года я писал и переписывал свою диссертацию по лингвистике, а переписывать пришлось три раза. Бесконечно долго дорабатывал, вплоть до последней рецензии. Почему удавалось на протяжении года, почти каждый день, быть максимально эффективным с пяти до семи, а сейчас это не всегда получается?

Разделяй и властвуй.

Научное исследование это не написать статью в блог или социальную сеть, наука требует уважения, исследования и внимательности. Поэтому, получая очередную ревизии от научного руководителя, составлял план по которому было понятно, что необходимо сделать. Какие элементы в диссертации изменить, что перефразировать, где требуется подтверждение, какие элементы слабые и сложно доказуемы и их нужно или развернуть, так чтобы была твердая аргументация или просто удалить.

Вспоминая процесс написания, понял почему часто не получается плодотворно отработать утро, контекстуализировать знание, перепроверить изученное и записать в цеттель. Проблема в планировании. Не ошибке, о которой много писал Канеман, а банальном подходе к этому вопросу.

Утро, те самые, сладкие два часа, это не время выбора, а время действия. Вместо того чтобы начать работать сразу, силы уходят на выбор того, что нужно сделать. Задач множество на приоритезацию уходит ценная энергия. Поэтому мозг выбирает ничего не делать, позволяя телу пребывать в блаженном ничего неделании, а когда наконец-то решает, что же делать, от двух часов остается всего один. Из которого половина уйдет на раскачку, а когда дело пойдет по-настоящему уже наступает 7 утра и просыпается дом. Родные начинают ходить, задавать вопросы, отвлекать от процесса. В результате ничего не сделано, настроения от этого не прибавилось. Вывод, одновременное планирование и делание приводит к прокрастинации и ничего неделанию.

Вечером – прораб, утром землекоп

У меня есть друг, который сейчас живет в Японии. В молодые годы студенчества, подрабатывал на стройке. Как-то прораб попросил его выкопать конкретной длинны яму, с определенной глубиной, конкретной формы и к конкретному времени. Друг это дело сделал быстро, эффективно. Закончив сильно раньше положенного срока, решил, что нужно улучшить результат. Поглубже и подлиннее. Когда прораб увидел русское рвение и усердство, ничего сделать, кроме как схватиться за голову не смог. Дело в том что Японии с момента как Тойота познакомила мир с технологиями бережливого производства, все делается точно в срок и в нужном объеме. Машина, которая привезла щебень, привезла его не впрок, а ровно на первоначально запланированную яму. Теперь яма больше, щебня не хватит, следующие процессы встанут, потому что за машиной с щебнем едет машина с бетоном. Так мой друг познакомился с эффективными технологиями производства. Ему потом подарили книгу “Дао Тойота”, которую он дал и мне прочесть.

Прораб планирует работу

Режим прораба включается вечером, обычно, когда все улеглись спать, ну или отходят ко сну. Я закрываю дверь в кабинет, засовываю беруши в уши и начинаю писать все что произошло за день. В процессе письма само собой появляется то что хотелось бы сделать на следующий день. Задач и дел может быть больше одной. Две, три, четыре – это нормально. Не нормально запланировать их всех как важные.

Из всех дел, что вывалились на бумагу, выбираю исключительно одно, важное, которое в лепешку расшибусь, но сделаю. Остальные дела закидываю по остаточному принципу. Сделаю – отлично, нет – не расстроюсь, перепланирую. Дела, которые попадают в план, вместе с одним главным делом, важные, но не критичные.

Важное замечание. Задача приобретет статус выполнено с большей вероятностью, если начинается с глагола, нацеленного на какой-то объект.

Прочесть статью Мэгги Эпплтон об эволюции цифрового сада.

Это пример плохой задачи. Что дальше делать после прочтения? Должен быть результат, те кому не нравится слово “результат”, используйте “Следующее действие”.

Отреферировать статью Мэгги Эпплтон об эволюции цифрового сада.

Вот этот процесс имеет вполне конкретную цель, которую можно в увидеть.

Землекоп копает после разметки

Процесс формулирования происходит еще с вечера, однако утром можно еще подкрутить некоторые моменты. Просыпаемся не всегда в одинаковом состоянии и от этого может зависеть полнота и степень выполнения запланированного накануне.

Бывает не получается начать, потому что можно ощущать себя, скажем не первой свежести. Может вечером была интенсивная тренировка, ребенок мог беспокоить прорезающимися зубками, соседи куролесили полночи. В таких случаях снижаю планку, устанавливаю таймер помидорки и просто работаю. Как правило, к окончанию первой помидорки, раскачиваюсь. За время помидорки целюсь в одну, единственную проблему, то что необходимо решить. Центр фокусированного усилия.

Фокусированное усилие требует подкрепления. Концентрация хрупка и от внешнего воздействия разбивается как хрустальная ваза. Чтобы фокус не ломался, выделяю время в календаре (у меня это с 5 до 7 утра), избегаю раздражители (мессенджеры, звонки, другую работу). Планирую маршрут (понятный порядок действий), следуя которому в конце пути можно вычеркнуть пункт из списка.

При хорошем планировании, ключевая задача дня, неминуемо решается и тогда, после завершения одного главного дела, можно посмотреть в сторону задач из категории “Хорошо бы сделать”.
К ним полезно приступать, когда главная задача выполнена или требуются время на раскачку. Как в спорте, разогрев.

Саммари

  1. Вечером включаем режим прораба. Выбираем одну ключевую задачу на следующий день. Планируем примерный процесс выполнения. Формулируем задачу по правилам ТОС (начинаем с глагола), выделяем время в календаре.
  2. Утро следующего дня, включаем режим землекопа. Делаем. Если процесс идет совсем тяжело, работаем помидорками.
  3. Сделали ключевую задачу дня, если есть настроение и ресурс делайте по своему важные, но не принципиальные дела.

BIO

Keywords:

Reference:

Related:

7 симпатий

На эту тему есть целая книга: Найди время. Как фокусироваться на Главном. Джейк Кнапп, Джон Зерацки

1 симпатия

По первому впечатлению, это описание того, что мы видели у Ньюпорта в его книге В работу с головой. Попадают в эту тему слова о фокусированном усилии, хрупкости концентрации и утренних часах как времени когда голова свежа.

Сразу же всплывает вопрос о включении результата в формулировку задачи. Это, на мой взгляд, противоречит описанному. Попробую выразить вот так: если человек фокусируется на результате - он, на мой взгляд, как раз в режиме прораба, а если на процессе - в режиме землекопа (ну или исследователя).

Не читал, мне больше зашла в работу с головой, но я не помню этого фреймворка к Кэла Ньюпорта.

Если не читали, крайне рекомендую прочесть, достойная книженция.

1 симпатия

Выдернул из своего старого конспекта сюда побольше всякого на эту тему.

1 симпатия

Выдернул ещё немного о стратегии из тех же литературных заметок.

1 симпатия

@Rustam а во сколько ложитесь спать, чтоб в 5 вставать?

Обычно в 22-00. Но сегодня немного подзадержался. Вот побегу сейчас спать. А завтра все равно встану в 5 утра. Часы уже так настроены.

2 симпатии

Я в 23-23:30 ложусь, встаю тоже в 5:00, уже лет 20 наверное, если не больше. Для отпуска исключений нет, разве что иногда позволяю себе сдвигать окно сна вправо на час или полтора из-за семьи :grin:. Но это все индивидуально, не стоит на кого-то ровняться. Мне хватает чтобы приемлемо выспаться 4 часа, чтобы быть абсолютно бодрым +1-1.5 часа.

1 симпатия

У меня был такое режим, когда спал по 4 с половиной часа. Достаточно долго. Через 10 лет сломался. Хоть и выдержал достаточно долго, мне карма потом все равно догнала и сломала об коленку. Так что, такое себе удовольствие, признаюсь честно.

В итоге когда думал о выгорании, о котором говорили с Елена Резанова | Профессионализм понял, что ключевую роль в моем случае сыграла нехватка сна.

1 симпатия