Документооборот

Я долгое время искал для себя идеальный способ хранить электронные документы, такие как паспорт, или иск в суд, или ответ госорганов на запрос и т.д.

  1. На данный момент весь документооборот у меня в Obsidian.

  2. Все документы именуются в виде 2017-12-12 Паспорт.pdf. Рядом с ним лежит файл 2017-12-12 Паспорт.pdf.md, который автоматически генерируется написанной мною программой, когда появляется новый документ.

  3. Цель генерации, это как минимум, добавить ссылку на документ в Google Drive, эти ссылки тоже генерируются программно.

  4. К сожалению, нынешние возможности Obsidian не покрывают потребностей в расшаривании отдельных файлов, поэтому приходится использовать Google Drive, но я бы с большим удовольствием от него избавился.

  5. Кроме того, в эти .pdf.md файлы при необходимости добавляются какие-то метаданные, такие как входящий номер, исходящий номер и т.д.

  6. Добавляю эти данные с прицелом на использование dataview

**Входящий номер**:: 123 от 22.06.2022

Пока не решил для себя, в каком случае пихать эти данные в YAML.

  1. При необходимости расставляю ссылки на связанные документы, например

В файле 2022-06-22 Ответ.pdf.md ставлю ссылку **Запрос**:: [2022-05-22 Запрос.pdf](../Налоговая/2022-05-22 Запрос.pdf.md)

  1. Wikilinks я не использую из соображений переносимости.

  2. Версионирование хранилища происходит с использованием git, git-annex.

  3. Иногда бывает, что нужно один из документов добавить как дополнение к какому-то запросу. На данный момент, у меня это происходит весьма некрасиво

Рядом с файлом 2022-06-22 Запрос.pdf у меня папка 2020-06-22 Дополнения, куда копируется необходимый документ в стиле 01 2017-12-12 Паспорт.pdf

Да, это создаёт ненужные копии одного и того же, однако репозиторий от этого не разбухает, git-annex нормально работает с дубликатами.

Я пробовал вместо копий файла делать ссылку 01 2017-12-12 Паспорт.pdf.lnk, но эта идея себя не оправдала.

Пробовал делать символические ссылки и жёсткие ссылки, но это делать в Windows весьма неудобно, что просто скопировать файл получается быстрее и проще.

  1. В файл вроде 01 2017-12-12 Паспорт.pdf.md вставляется ссылка **Оригинал**:: [2017-12-12 Паспорт.pdf](../../Михаил/2017-12-12 Паспорт.pdf.md), для того, чтобы не дублировать хотя бы метаданные постоянно

Не всеми пунктами я доволен. Если кто-то может посоветовать как улучшить - буду признателен

3 симпатии

Интересное решение.
Для себя не вижу возможности использовать obsidian для документо-хранилища/оборота из-за отсутствия поиска по сканированным документам. Поэтому пока всё в Evernote, где тематические связанные документы помечены общими тэгами, поиск нужного через поиск по словам в сканах/названиям/тэгами и взаимным ссылкам. Так сложилось за много лет, нового (для себя) пока не придумал.

1 симпатия

Прочитал три раза, так и не понял, зачем всё это. Сам храню все доки в Айклауд в папке Документы, внутри которой подпапки разные.

Но подумываю поменять подход, сделать как в BASB — хранить доки не в одной папке, а в папках Проектов или Областей. Например, документы детей в папке Areas, в подпапке для каждого ребёнка.

Поиск по сканированным мне нужен довольно довольно редко. Справляется Everything и Total Commander. Я сам был долгое время на Evernote, пока вдруг не понадобился документ срочно. Я так намучался с плоской структурой и уродливыми возможностями с шарингом документов, что мигрировал всё на Google Drive с папочками. Но к нему у меня тоже претензии, пришёл вот к нынешнему решению

Любопытное решение. Расширяет палитру применений Обсидиана. Это было бы хорошо на английском описать, и на медиум. ))

Ну если вам хватает iCloud, могу только позавидовать. Я этот этап давно перерос. И папки я давным давно использую интенсивно, но без ссылок, это всё не то. Поэтому мигрировал на Obsidian

Я пока слишком недоволен нынешним решением, чтобы делиться им с миром :slight_smile:

У меня плагин Tracker при использовании русскоязычных свойств в документе терял процентов 10 данных. Я не разбирался, это его косяк или Обс, но надёжность работы русскоязычных свойств в вашем случае (Входящий номер и пр.) лучше бы проверить с пристрастием

Поделитесь идеей решения. Напишите что в этом пока не нравится. Пригласите других подумать над решением проблемы.

Кстати, из публикации проблемы вашего решения не видны. Мне кажется что мы в общем не очень готовы делиться просто черновой идеей и спрашивать других — как ее доработать. Это общая этическая проблема.

Я так и не понял, зачем. Напиши плз два-три сценария использования. Если…, то… И почему в таких сценариях будет недостаточно обычного облачного хранилища.

Может я что-то упускаю.

1 симпатия

Пока мой поход к такой же задача показал, что Обс не очень приспособлен, вариант кривых рук тоже может присутствовать.

Для проектной работы, где у меня до 1000 файлов, имхо надо специализированными пользоваться . В Обсе просто даёшь ссылки на важные файлы или папки.

Наверно, для дома вполне использовать. Условно закинул инструкцию духовому шкафу и больше не паришься, где оно там

1 симпатия

Я с ходу скажу, что мне будет полезно такое встроить у себя.

Потому что заколебался искать все на айклауд. Иногда хрен найдешь, а так как все запихиваю сейчас в обсидиан можно и выстроить по примеру.

Вопрос в другом, @mnaoumov я думал запихать все в один файл. Например свои личные документы и трудовые. Но твой подход мне понравился больше. С датавью сразу вижу сценарий, когда по полю тип, документ он формирует табличку с данными. И в них можно прописать ручками циферки.

Ну вот у меня, например, есть судебное дело № 123/456/789, в котором куча документов, которые друг на друга ссылаются. И есть исполнительное производство № 246 по итогам решения, и в нём тоже куча документов. И есть уголовное производство № 369 за неисполнение решения суда.

Файловая стуктура такова

Суд\123_456_789
Исполнительное производство\246
Уголовное производство\369

Но в таком виде не видно вообще связи между этими тремя папками.

Тут я благодаря Obsidian и плагину GitHub - aidenlx/alx-folder-note: Add description, summary, and more info to folders with folder notes. в каждой папке создаю Folder Note, и в этих Folder Note я расставляю нужные мне ссылки. Соответственно навигация между судебным делом и соответствующим исполнительным производством моментальна.

Этого у меня не было, пока я просто хранил всё в папочках

1 симпатия

Пример попроще

В документах часто есть реквизиты, которые нужно писать во всяких формах

Типа: номер паспорта, где и когда выдан, срок действия и т.д.

Да, эту информацию можно просто считать глазами со скана документа, но когда это вводишь часто, то хотелось бы продублировать эти поля текстом, чтобы копировать-вставить.

И вот тут вариант с Паспорт.pdf и Паспорт.pdf.md выглядит заманчиво.

В до-Обсидианскую эпоху я пытался важные данные пихать прямо в название файла, а когда данных слишком много, тогда создавал текстовый файлик, который лежит рядом.

По поводу дублей вложений. Для себя похожую задачу решил так:

  1. Создал отдельную папку для хранения вложений. В нее помещается вложение и md в котором только ![](вложение). Если к документу относятся несколько файлов вложений, то в md указываются все вложения. Вместе с image grid выглядит вполне.
  2. Дальше, отдельно, создаём нужную иерархию папок и документов и в документах (с метаданными и другими подробностями о документе и его истории) используем ссылку на md в папке с вложениями.

Для меня это решило проблему дублей. Ссылку на документ можно использовать в разных других документах и всегда можно добавить еще один скан к пачке не обновляя документы, изначально ссылающиеся на исходный файл.

База живет на личном nextcloud, поэтому всегда можно расшарить нужный документ средствами самого nextcloud. Сейчас как раз пришла в голову мысль, что можно наверное как-то скрестить obsidian и nextcloud через uri, что бы расшаривать сразу из obsidian.

Еще по поводу сканов в pdf. Всегда свежий pdf прогоняю через Acrobat Pro для распознавания текста (можно через Fine Reader наверное тоже). После этого возможен текстовый поиск средствами OS (у меня macOS, все индексируется).
В obsidian этого не хватает пока но думаю допилят.

2 симпатии

Как впечатления от git-annex?

Для личных документов я одно время использовал вот это: OpenPaper.work - Paperwork - Personal document management made fast and easy

Документы хранятся локально, текст в них распознаётся, работает поиск, есть теги.

Если бы у меня было их действительно много, развернул бы специализированную систему, типа alfresco.

1 симпатия

Жосские ребята у нас.))

Чисто для полноты картины поделюсь чем я пользуюсь.
Раньше оцифровывал и хранил доки в облаке. После того как моя драгоценнейшая женщина без моего ведома изменила доступ к облаку и я слегка поседел, я убрал из облака весь архив, и сделал его на зашифрованной флешке. Раз в неделю делается бэкап. Основные в ходу документы (паспорт и тд…) Остались в облаке чисто для быстрого доступа с мобилы в случае чего.

Храню в обычной папочной структуре где папка это типа документа. Паспорта, договора, акты и тд. Но через какое-то время переопределился на интент. Машина, квартира, счетчики и тд… С поиском проблем нет документов не так много, надобятся не часто.

Одно время думал хранить в обсидиане, использовал ту же структуру что и основной архив. (Родитель-ребенок). Обычные документы в т.ч. и книги храню прямо в архиве, достаточно перетащить пдф в заметку. Найти на диски проблем тоже нет пкм на ссылке, выбор в меню и обс открывает папку и выделяет файл. В некоторых заметках оставляю только сухие данные, номера например какие-то или серии, чтоб быстро копипастнуть куда надо. С поиском проблем не было. Но из-за клина про безопасность, убрал все, т.к. архив гоняю чаще и он почти всегда открыт.

Сорри за оффтоп - А можете подробнее про Nextcloud ? Делаете синхронизацию или хранилище просто по WebDAV открываете?

Думаю на команду попробовать так юзать обс